Facturas. Términos y condiciones

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Facturas EasyWebshop se centra en el software para tiendas web, pero también ofrece una amplia aplicación de facturación para sus clientes Business.

Antes de ofrecer esta función, nos dimos cuenta de que nuestros clientes tenían que crear facturas manualmente en una aplicación ofimática o utilizar un software de facturación externo. Esto llevaba mucho tiempo, era engorroso y, en ocasiones, resultaba caro.

Por eso creamos nuestra propia aplicación de facturación de uso general. Genera facturas y las envía por correo electrónico automáticamente basándose en los datos de los pedidos entrantes. Una vez que todos los parámetros están configurados como se desea puede y ahorrar mucho tiempo.

Facturación

Características de la facturación

Los datos de la factura se rellenan automáticamente y cada campo se puede editar
Personalización de la plantilla de la factura, como añadir fotos del producto y textos personalizados
Posibilidad de personalizar el cálculo de la factura
Descargas en PDF
Integración del estándar UBL (Universal Business Language) para exportar a aplicaciones de contabilidad
Capacidad para crear facturas proforma, notas de crédito, albaranes y recibos
Numeración automática de facturas con función de reinicio
Opción de enviar facturas por correo electrónico a un contable y a aplicaciones de contabilidad
Descarga automatizada y envío de facturas por correo electrónico
Multilingüe (20 idiomas) y compatible con UTF-8
Tamaño de papel A4 y US Letter
Interfaz sencilla y fácil de usar

La configuración de la factura se encuentra en Configuración > Más opciones > Facturas e impuestos.

Si Facturas e impuestos no aparece en el menú, cambie el nivel de experiencia de usuario a Avanzado, en Configuración > Más opciones > Nivel de experiencia de usuario.

Configuración de facturas

Factura de ejemplo

Este botón genera una factura de ejemplo en una nueva ventana del navegador. Puede cambiar los ajustes a continuación y volver a pulsar este botón para ver el resultado. También puede realizar un pedido de prueba en su propia tienda y descargar una factura real en Gestión > Pedidos. Se recomienda hacer unos cuantos pedidos de prueba; esto le permitirá afinar sus facturas.

Tamaño del papel

Es posible generar facturas en formato A4 y en formato carta estadounidense.

Idioma

Aquí se establece el idioma de la factura. Por defecto es el idioma predeterminado de la tienda web, pero también se puede establecer en el idioma del cliente o en otro idioma.

Prefijo del número de factura

Se trata de un prefijo fijo que se mostrará antes del número de factura. Se aconseja utilizar sólo letras y no caracteres numéricos. El uso de números puede causar confusión con los números de factura.

Número de factura

Haga clic en el número de factura para obtener una visión general de los números de factura y de los pedidos relacionados con ellos. En la parte inferior de esta página encontrará un botón de reinicio para desconectar las facturas de los pedidos y comenzar con nuevos números de factura. El restablecimiento de los números de factura no puede deshacerse después de haber pulsado el botón de confirmación. Tendrá que crear nuevas facturas.

Fecha de vencimiento

Esta opción le permite establecer el número de días antes de que la factura deba pagarse.

Color

Las facturas, las facturas proforma, las notas de crédito, los albaranes y los recibos pueden tener una plantilla de color distinta para distinguirlos entre sí.

Color

Tipo de letra

Hay 3 tipos de letra predeterminados disponibles: Sans serif, monospace (cada carácter ocupa el mismo espacio) y serif. La aplicación se limita a estos tipos de letra porque están instalados en cualquier tipo de ordenador y, por tanto, no es necesario añadirlos a los datos del PDF. Esto garantiza que el tamaño del archivo de las facturas siga siendo pequeño. Además, estos tipos de letra son cómodos de leer, por lo que las facturas se mantienen claras y sin caracteres confusos.

Logotipo

Se trata de un logotipo (archivo de imagen) que aparecerá en la parte superior izquierda de sus facturas.

Formatos de archivo: jpg, .jpeg, .gif, .png
Tamaño máximo de archivo: 5MB

Utilice las funciones Redimensionar y Recortar para experimentar con distintos logotipos y tamaños hasta obtener el resultado deseado. También puede utilizar un software de edición de imágenes para afinar aún más su logotipo. Le recomendamos GIMP y Paint.NET. A veces hay que añadir espacio en blanco a los lados o en la parte superior e inferior si el logotipo es demasiado largo para caber en la factura.

Detalles de la factura

Los datos de su empresa aparecerán en la parte superior de la factura. Haga clic en el enlace Actualizar para cambiar los datos de su empresa.

Cabecera

El encabezado es un texto opcional que puede añadirse a la factura. Este texto aparece debajo de los detalles de la dirección y encima de los productos.

Pie de página

El pie de página es un texto opcional que puede añadirse a la factura. Este texto aparece debajo de los productos y encima del cálculo de la factura.

Pie de página 2

El segundo pie de página es un texto opcional que puede añadirse a la factura. Este texto aparece debajo del cálculo de la factura y del importe total.

Mostrar imágenes de vista previa

Para cada producto se puede mostrar una miniatura (imagen pequeña) debajo del código del producto. Esto sólo funciona si el producto se puede encontrar en la gestión de productos. No funciona para los productos eliminados.

Añadir una página de términos y condiciones

Puede añadir una página con los términos y condiciones. El texto puede establecerse en varios idiomas en Configuración > Más opciones > Términos y condiciones. En la sección siguiente se explica con más detalle la configuración de los términos y condiciones.

Factura por correo electrónico

Aquí puede establecer los destinos a los que enviar la factura. Por defecto, la factura se enviará a su cliente y se le enviará una copia a usted. Las facturas no se guardan en el back office, puede guardarlas en su buzón de correo. Es posible añadir direcciones de correo electrónico adicionales. Puede ser una persona que gestione la administración, un contable o una aplicación de contabilidad.

Puede añadir la factura en PDF como archivo adjunto al correo electrónico.
Para los contables y las aplicaciones de contabilidad puede utilizar el estándar UBL para el procesamiento automático de sus facturas.

Después de ver una factura puede enviarla haciendo clic en el icono Factura por correo electrónico en la parte inferior del ejemplo de factura.

Acciones automatizadas

Para ahorrarle tiempo, puede descargar la factura (en formato PDF o UBL), asignarle un número de factura y enviarla por correo electrónico automáticamente al abrirla. En esta sección, puede elegir las acciones que desea que se realicen automáticamente.

IVA

Aquí puede establecer si los precios de su tienda se ofrecen incluyendo o excluyendo el IVA. Establezca esto sólo una vez. Cambiar esta configuración es muy confuso para sus clientes. Además, las facturas de pedidos anteriores se calcularán mal porque estos pedidos se han realizado con otro método de cálculo de impuestos.

Tasa de IVA

Aquí puede establecer hasta tres tipos impositivos. Por ejemplo, para Bélgica: 21%, 12% y 6%, para los Países Bajos 21%.

No cobre el IVA fuera de Europa (EEE)

Marque esta opción si no desea que se cobre el IVA en los pedidos con un país de facturación del cliente fuera de Europa.

No cobrar el IVA a las empresas extranjeras de la UE (EEE)

Esto le permite asegurarse de que el IVA sea del 0% para los pedidos B2B procedentes de otro país europeo. Por ejemplo, si una empresa sueca vende un producto a una empresa danesa, o viceversa. Sus clientes necesitan un número de IVA válido para que esto funcione.

Procedimiento de pago B2B / B2C

B2B + B2C: durante, los clientes pueden elegir entre Privado o Empresa. Esta es la configuración por defecto.
B2C: sus clientes no pueden introducir el nombre de la empresa ni el número de IVA. Esto simplifica el procedimiento de pago. Los precios de los productos sin IVA no se muestran en su tienda.
B2B: sus clientes pueden introducir un nombre de empresa y un número de IVA durante el proceso de pago.
Número de IVA requerido en B2B: igual que en B2B, pero el número de IVA se verifica en el Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA de la Unión Europea. Tenga en cuenta que el VIES de la UE tiene interrupciones regulares; no será posible que sus clientes realicen un pedido durante el tiempo de inactividad del VIES.

Abrir y ver facturas

PDF Las facturas se generan en formato PDF por defecto. Puede abrir los archivos .pdf con una aplicación lectora de PDF; a continuación le indicamos algunos lectores de PDF de código abierto recomendados:

Cambiar los números de factura

Los números de factura se asignan automáticamente a cada factura a partir del número de factura existente más alto. La asignación del nuevo número de factura se produce en el momento de descargar o enviar por correo electrónico la factura.

Al descargar una factura, puede cambiar el número de factura en la parte inferior de la página. El siguiente número de factura comenzará a partir del último número de factura que haya dado. Esto le permite elegir exactamente qué número se da a cada factura. Es posible omitir los números de factura de pedidos ajenos a su tienda o crear números de factura dobles (si así lo desea). Dado que el número de factura más alto se utiliza siempre para la siguiente factura, es imposible que se generen automáticamente números de factura duplicados.

Como usuario siempre tiene la libertad de elegir los números de factura, pero con la posible consecuencia de meter la pata. Le recomendamos que deje que el sistema asigne los números de factura automáticamente. De esta forma, nunca se producirán huecos ni números de factura dobles.

En la configuración de facturas, haga clic en el número de factura para obtener una visión general de los números de factura y de los pedidos conectados a ellos. En la parte inferior de esta página encontrará un botón Restablecer para desconectar las facturas de los pedidos y comenzar con nuevos números de factura. El restablecimiento de los números de factura no se puede deshacer después de haber pulsado el botón de confirmación. Tendrá que crear nuevas facturas.

Condiciones multilingües

Condiciones de la tienda web Los términos y condiciones pueden establecerse en varios idiomas en Configuración > Más opciones > Términos y condiciones.

Si Términos y condiciones no aparece en el menú, ajuste primero el nivel de experiencia de usuario a Avanzado, en Configuración > Más opciones > Nivel de experiencia de usuario.

Los términos y condiciones se pueden encontrar:

En la parte inferior de su página web mediante el enlace "Términos y condiciones", con posibilidad de imprimir
El cliente debe aceptar los términos y condiciones en el último paso de la compra
En la segunda página incluida con sus facturas

Mantenga un diseño sencillo de los términos y condiciones. No hay razón para utilizar muchas marcas de texto, excepto para los párrafos. Dado que este texto se muestra en páginas HTML y en documentos PDF, el diseño puede ser diferente en ambas situaciones.

Declaración de privacidad

A partir del 25 de mayo de 2018, cualquier organización que procese o controle información de identificación personal sobre residentes de la UE debe implementar estrictas medidas organizativas y técnicas para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Puede hacer que su tienda web cumpla con el GDPR en Configuración > Más opciones > Declaración de privacidad.

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